Este no blog no va a ser actualizado más, me he mudado a http://conocimientoabierto.es

viernes, 14 de diciembre de 2007

Almacenaje y clasificación local (recortes de prensa 03)

En el artículo anterior contaba que la mejor forma de almacenar las apariciones de nuestra entidad en los medios de comunicación es hacer uso de los aplicaciones sociales de la web 2.0 porque ganamos en transparencia y visibilidad. Para aquellos que quieran (o tengan) que optar por el método más tradicional de guardarlas en el disco duro podemos pensar en una serie de recomendaciones. Desde mi punto de vista deberíamos hacer las dos cosas, colgarlas en internet y guardarlas en nuestro disco duro a modo de copia de seguridad.

Emplear nombres de archivo claros y que sigan siempre la misma estructura. Preferiblemente cortos y sin espacios por ejemplo: medio_fecha (elpais_13-11-2007) o actividad_medio (auga_con_fronteiras_elpais), ...


Pensar con cuidado la estructura de directorios bajo la que guardaremos los archivos. Dependiendo del volumen de noticias que generemos puede ser suficiente con guardar todas las noticias que se produzcan en un año dentro de un directorio o bien subdividirlo en semestres, es decir:
  • 2007
    • enero-junio
    • julio-diciembre
  • 2008
    • enero-junio
    • julio-diciembre
Si pensamos que cada una de nuestras actividades va a salir en varios medios, lo más conveniente podría ser dividirlo por años y dentro de cada año por actividades o campañas.


Para poder encontrar las noticias más rápidamente, sacar listados y un mejor seguimiento hay que indexar los archivos que vayamos guardando. Lo más sencillo para hacer el índice es seguramente crear una hoja de cálculo o un documento de texto con una estructura sencillita y cómoda. Os dejo un ejemplo de hoja de cálculo que podéis usar o adaptar a vuestras necesidades en formato openoffice (también la he exportado a excel pero no se que tal quedara)

Para hacerla he presupuesto una serie de cosas:
  • Nuestra entidad no genera demasiadas noticias en prensa
  • El formato que se emplea para los nombres de archivo es medio_fecha y la estructura de directorios en función de los años. Por ello se resalta el nombre y la fecha y no hace falta un campo adicional para el nombre y la ubicación del archivo.
  • Se usa de modo complementario a la estrategia web 2.0 por eso hay espacios para enlazar los archivos en la red.
  • Para favorecer el ser metódicos arriba de todo arriba de todo he puesto los campos medio, lugar y formato. A medida que tengamos una noticia de un nuevo medio (lugar, ...) lo añadiremos a la lista y cuando guardemos una noticia de algún medio que ya esté en la lista lo nombraremos de esa manera. Con esto evitamos poner en algunos sitios elpais y en otros el_pais por ejemplo.
  • Se puede imprimir en un folio en vertical así que no juguéis mucho con los anchos de las columnas y los márgenes.
Como comenté antes si vamos a generar bastantes noticias de cada actividad, seguramente un orden más adecuado sería que en lugar de agregar las noticias por año (en las distintas hojas del excel) las agrupáramos por actividades. Por supuesto puede haber ocasiones en que estructuras más simples se adapten mejor a nuestras necesidades.

Esta serie consta hasta el momento de 4 artículos.

domingo, 9 de diciembre de 2007

Almacenaje y clasificación 2.0 (recortes de prensa 02)

En la anterior entrada hablábamos de como recoger las apariciones en la prensa de nuestra asociación. En esta trataremos el problema de como manejar los archivos que hemos ido almacenando para poder acceder a ellos fácilmente. El proceso de guardar y posteriormente recuperar información (del tipo que sea) es un tema complejo que está en continua discusión. La situación ideal sería el poder crear una base de datos hecha a la medida de nuestras necesidades, pero esto no es algo al alcance de todos.

En este artículo y en el próximo vamos a plantear dos posibles estrategias y después sugerir algunas combinaciones. El objetivo no es explicarlas en profundidad sino sólo dar unas ideas que podríamos tratar de desarrollar un poco más si a alguien le interesa.

Almacenaje y clasificación 2.0
Las herramientas proporcionadas por lo que se viene llamando web 2.0 pueden proporcionarnos un servicio muy eficiente para lo que pretendemos. Para almacenar los archivos que hemos ido recopilando usaremos varias aplicaciones web distintas:
  • Para archivos de vídeo (grabados de apariciones en tv por ejemplo) usaremos youtube.
  • Para los archivos de audio boomp3
  • Para los pdf obtenidos a partir de las noticias que salían en las webs de los periódicos usaremos mediafire.
  • En caso de que tengamos archivos de imagen o fotos podríamos almacenarlos en mediafire o en flickr.

Lo bueno de todas estas aplicaciones es que proporcionan una url (dirección web) directa al contenido que hayamos subido que podemos indexar de manera sencilla como veremos a continuación. Por otro lado, recordad que estos sitios requieren registrarse mediante una dirección de correo, no debemos emplear para ello una personal, si no una creada a tal efecto que pueda ir siendo utilizada por los distintos responsables.

Para clasificar esta información que hemos subido a distintos servicios web, emplearemos delicious. Delicious nos permitirá guardar la url de nuestro archivo como si fuera un marcador del navegador, con la ventaja de poder clasificarlo mediante etiquetas y de estar disponible on line. Marcando los archivos con las etiquetas adecuadas cualquier persona con conexión a internet podrá luego encontrarlos de manera rápida y cómoda. El truco está en pensar de que distintas maneras podemos clasificar una información (por el medio en el que aparece, por el tema que trata, por la fecha,...) y luego asignar a la url una etiqueta para cada uno de esos tipos, por ejemplo:
  • medio: elpais, abc, tve, kissfm,...
  • formato: audio, video, pdf, imagen,...
  • contenido: entrevista, reportaje, anuncio,...
  • tema: general, agua, deudaexterna,...
  • fecha: junio07, enero08; o bien mes: junio, enero y año: 2007, 2008.
  • actividad: augaconfronteiras, unmundodesigual, icd (es decir, el nombre "oficial" con el que nombremos dentro de la organización a la actividad o campaña que es referenciada)

Debemos ser un poco cuidadosos con las etiquetas y tratar de usar siempre las mismas para que sea más fácil. En la página de delicious podemos luego separar las etiquetas en esos tipos que hemos "predefinido" como por ejemplo se hace en el proyectoblong (autor, formato, idioma,...) para buscarlas más fácilmente

Delicious permite además de etiquetar, describir brevemente el enlace que estamos marcando, en esta descripción podemos incluir la fecha concreta (siempre siguiendo el mismo formato, por ejemplo 13/10/2007 o 13 de octubre de 2007). Podríamos también comentar a quien se hizo la entrevista, quien proporcionó el material, o de que trata, ... Pero preferiblemente esta información adicional es mejor que la incluyamos de manera sistemática en todos los enlaces y tengamos pensado a priori que es lo que pondremos y que no.

Otra opción realmente interesante, sería incluir en esa descripción un enlace a una página web donde nosotros mismos demos contexto a la noticia y expliquemos de forma ampliada la información (sobre todo si es errónea o la consideramos negativa para nuestra entidad)

Desventajas de este método:
  • La persona responsable no puede tener fobia a la informática
  • Hace falta ser un poco metódico y ordenado
  • Dependemos completamente de servicios externos (habría que tratar de mantener una copia de seguridad en nuestro propio disco duro)
  • Algunos materiales tal vez tengan copyright y habría que pedir permiso para subirlo.

Ventajas:
  • Transparencia. Cualquiera que busque información sobre la organización encontrará ordenadas (y contextualizadas si así lo queremos) las noticias que haya
  • Eficiente y gratuito
  • Ganamos visibilidad en distintas redes sociales
  • Disponible para todos de manera inmediata sin necesidad de andar cruzando llamadas y correos.

Como supondréis a parte de los servicios que yo recomiendo hay otros muchos que hacen lo mismo, estos son sólo una sugerencia, comentad vuestra experiencia con otras webs si las consideráis más adecuadas.


Apéndice 1.
Los enlaces que he usado en los nombres de las aplicaciones a web no apuntan a la web en sí, sino a minitutoriales de como usarlos así que os recomiendo seguirlos para comprender mejor sus posibilidades.

Apéndice 2. ¿Enlazar el pdf o la noticia original?
A la hora de enlazar desde delicious una noticia de la web de un periódico, tenemos dos opciones. La primera, que es la que se ha comentado aquí es enlazar el pdf creado a partir de la noticia original (y guardado en mediafire), y la segunda (tal vez más lógica) enlazar directamente a la noticia original y usar el pdf solamente para la estrategia de almacenamiento local (o copia de seguridad) que comentaré en el siguiente artículo.

Hasta ahora había hablado de enlazar el pdf por dos motivos:
  • Dar a conocer mediafire que puede ser una herramienta muy útil para el intercambio de documentos en la organización
  • Hay webs de medios de comunicación que sólo permiten acceder de manera gratuita a las últimas noticias y por tanto pasado cierto tiempo nuestro enlace a la noticia original dejaría de ser válido; aunque cada vez son menos los que hacen esto.

Por tanto mi recomendación es en general enlazar la noticia original, pero identificar que medios las retiran para en ese caso enlazar el pdf. Además subiríamos los pdf a internet sólo en este último caso, en los demás los crearíamos pero los guardaríamos sólo en nuestro disco duro.


Esta serie consta hasta el momento de 4 artículos.

miércoles, 5 de diciembre de 2007

Recoger apariciones en los medios (recortes de prensa 01)

La mayoría de las organizaciones dedican bastantes esfuerzos a hacer que sus acciones aparezcan en los medios de comunicación tradicionales. Pero creo que muchas de ellas descuidan la forma en la que después se recopilan estas apariciones. Recoger los recortes de prensa en los que aparezca citada nuestra organización o una actividad en la que participemos puede ser muy útil:
  • Permite justificar subvenciones.
  • Hacer memorias para presentar nuestra organización
  • Estudiar el tratamiento que han dado los periodistas a nuestra actividad
  • Corregir la forma en que tratamos de comunicar
  • ...

Y además de útil puede ser bastante sencillo si nos fijamos cierta metodología de trabajo. Voy a tratar de dar una serie de consejos sobre ello y os ánimo a que contéis como lo realizáis en vuestra asociación en los comentarios.

Lo primero es fijar a un miembro de la entidad como el encargado de este asunto, esta persona puede coincidir (o no) con el responsable de comunicación. Es conveniente que la mayoría de los integrantes conozcan quien se encarga de esto. También sería recomendable crear una dirección de correo específica que todos conozcan y que no varíe aunque cambie la persona que realiza estas tareas.

Cuando entrevisten a alguien de la asociación en la radio, el entrevistado debería solicitar el archivo de audio (podcast). Muchas radios no tienen problemas en entregarlos y algunas las colocan ellas mismas en internet. Una vez tengamos el podcast hay que enviárselo al "encargado de recopilado" para que lo archive.

Las apariciones en televisión son más complicadas. Podríamos tratar de solicitar a la productora el archivo de vídeo o estar atentos para grabarlo nosotros si tenemos una tarjeta sintonizadora de televisión instalada en el ordenador. Como en el caso anterior deberíamos tratar de avisar por anticipado al responsable de comunicación para que intente grabarlo.

Para la prensa escrita tenemos dos opciones. La primera (y más tradicional) sería que cuando supiésemos que íbamos a salir en algún periódico avisásemos al responsable para que lo comprara, recortara el artículo en cuestión y lo escanease para tener una copia digital del mismo. En todo caso, cualquier persona que encontrase un artículo sobre la organización debería informar al responsable por si nadie lo había detectado y encargarse ella misma de conseguir y escanear el artículo para hacérselo llegar a quien corresponda. Esto requiere de cierta pedagogía entre los miembros de la asociación para que estén atentos a las noticias que sobre ella pueda haber.

La segunda opción la podemos tomar como complementaria o como substitutiva de la anterior, y consiste, en configurar el servicio Alertas de Google para recoger las noticias de nuestra organización que salgan en los medios digitales. Recordemos que la mayoría de noticias de la prensa escrita son replicadas en sus páginas web por lo que está opción nos evitaría rastrear los periódicos "a mano". Cuando nos llegue una alerta, seguimos el enlace hasta la noticia y pasamos la página web a un archivo PDF, porque el PDF es más cómodo de almacenar o imprimir en papel posteriormente si lo necesitamos.


Siguiendo estas 4 pautas podemos almacenar en formato digital todas nuestras apariciones en los medios. A modo de resumen lo que debemos hacer es:
  • Fijar a un responsable
  • Si alguien acude a la radio solicitar el podcast
  • Si alguien sale que apareceremos en la televisión avisar para que sea grabado
  • Configurar Alertas de Google y guardar las noticias de la web como archivos PDF


El siguiente paso será estudiar como almacenar esa información para que sea fácilmente accesible cuando la necesitemos, pero esto será objeto de otro artículo.

Para completar un poco la información, os dejo unos apéndices que explican más en detalle algunos de los aspectos ya descritos. El apéndice 4 y el 5 están tratados muy por encima pero es que no es objeto de este artículo describir como se usan los lectores de feeds.


Apéndice 1. Como usar Alertas de Google.

El servicio Alertas de Google nos permite recibir en nuestro correo electrónico un aviso cada vez que las palabras clave que hemos definido aparecen en la web. En este aviso habrá un enlace a la noticia (o página) en la que aparecen los términos.

La frecuencia con la que recibimos los correos puede ser configurada, de modo que recibamos un aviso en el momento en que el buscador detecte que se han empleado los términos, o bien recibamos un mail recopilatorio una vez al día o una vez a la semana. Es decir, si en un día se producen 10 noticias relacionadas con nuestra búsqueda y tenemos seleccionado en frecuencia "cuando se produzca" recibiremos 10 correos ese día, si tenemos seleccionado en frecuencia "una vez al día" recibiremos un sólo mail con enlaces a las 10 noticias.

Según el artículo de la wikipedia sobre Google Alerts, En realidad la alerta no saltará necesariamente cada vez que nuestras palabras clave "aparezcan en la web" sino que podemos configurar ese comportamiento. Si en tipo seleccionamos "noticias", el correo lo recibiremos cuando una noticia de Google News con esos términos se sitúe entre las 10 más importantes. Si seleccionamos web saltará cada vez que una nueva web se sitúe entre los 20 primeros resultados cuando realizamos una búsqueda de google sobre esos términos. Y si seleccionamos "exhaustivo" saltará cuando se produzca cualquiera de los dos hechos anteriores.

Al parecer no es necesario registrarse para que funcione, aunque yo creo que lo más recomendable es crear una cuenta google, o registrar nuestra dirección de correo electrónico regular como una cuenta google.

Para más información sobre el tema podéis consultar las preguntas frecuentes, es especialmente interesante la 8 que copio aquí:

8. Recibo muchos resultados de temas equivocados. ¿Cómo puedo definir mejor la búsqueda?

Puede definir mejor la búsqueda con las consultas avanzadas de las Alertas de Google. Para descubrir aprender a cómo definir mejor su búsqueda en la Web, por favor, visite la página general de Búsqueda avanzada. Cuando encuentre una búsqueda que produzca resultados satisfactorios, copie el texto de la consulta que aparece en el cuadro de búsqueda y péguelo en el cuadro de búsqueda de la página principal de Alerta alertas de Google.


Apéndice 2. Recomendaciones sobre los términos de búsqueda para Google Alerts.

  • No usar signos de acentuación o puntuación, es decir buscaremos ingenieria y no ingeniería. Además pondremos todas las palabras en minúsculas.
  • Cuando el nombre de la organización sea compuesto lo encerraremos entre comillas así:: "ingenieria sin fronteras" ::
  • Para emplear distintas maneras de nombrar la organización en la misma búsqueda emplearemos el termino OR (en mayúsculas). Por ejemplo para buscar por las siglas por las que nos conocen y el nombre oficial podríamos escribir :: isf OR "ingenieria sin fronteras" :: Cuidado al emplear siglas porque pueden ser usadas por distintas organizaciones y no dar resultados certeros.
  • Hay que tener en cuenta que a veces el nombre de la organización no aparece correctamente escrito, por ejemplo es habitual que aparezca Ingenieros sin Fronteras, en lugar del correcto que es Ingeniería.

Para finalizar os indico que busquedas vamos a usar en Enxeñería sen Fronteiras Galicia.

Buscar Términos
Tipo
Frecuencia
Comentarios
"ingenieria sin fronteras" OR "ingenieros sin fronteras"
Exhaustivo
Semanal

"enxeñeria sen fronteiras" OR "enxeñeiros sen fronteiras"
Exhaustivo
Semanal
La dividimos en dos porque hay un máximo de palabras en cada busqueda
"enxeñeria sin fronteiras" OR "enxeñeiros sin fronteiras" OR "enxeñaria sen fronteiras"
Exhaustivo
Semanal
Está mal escrito pero lo he visto así en algún medio así que hay que adaptarse
"auga con fronteiras"
Exhaustivo
Diario
Una campaña que estará en marcha en breve



Apéndice 3. Como guardar una página web como un PDF
En Windows el sistema más sencillo para esto es instalar el programa PDFCreator. Este programa es gratuito y libre (licencia GPL). Al instalarlo se crea una impresora virtual en el sistema de nombre PDFCreator. Cuando queremos pasar cualquier documento a PDF (una página web, una hoja de cálculo,...) lo único que tenemos que hacer es darle a imprimir desde el menú adecuado del programa que estemos usando y cuando salen las opciones de impresión pulsar en nombre, para cambiar la impresora predeterminada por PDFCreator. Aceptamos y a partir de ahí el programa nos irá guiando en lo que debemos hacer, para acabar teniendo una copia en PDF del documento deseado.


Apéndice 4. Como detectar nuestra aparición en blogs.
El buscador más reconocido de blogs en este momento es technorati. Si queremos detectar de manera automática cuando nuestra organización está siendo citada en la blogsfera acudiremos a la página de technorati y en el campo de búsqueda de avanzada preferiblemente escribiremos nuestros términos de búsqueda.

En la página de resultados aparecerá una frase de este estilo "Search in entire post of blogs with some authority in spanish [change]". Le daremos a "change" y seleccionaremos "any authority" y "all languages". Y volvemos a efectuar la búsqueda.

Para que el sistema nos avise de alguna forma de nuevos blogs que hablan de lo que hayamos buscado podemos subscribirnos mediante un feed pulsando en el botón "subscribe" que estará más o menos encima de la frase que mencione antes.


Apéndice 5. Forma alternativa de usar Google Alerts.
Lo que hace Google Alerts en realidad es cada cierto tiempo hacer una búsqueda de nuestros términos en Google News y en el propio buscador de Google y enviarnos un correo electrónico con los nuevos enlaces detectados. Para el servicio de noticias (no vale para la web) en lugar de configurar Google Alerts podríamos hacer la búsqueda que nos interese y luego subscribirnos al feed que se genera con esa búsqueda. No me extiendo en esto porque la opción de emplear Google Alerts creo que es mejor.


Esta serie consta hasta el momento de 4 artículos.